Khắc phục lỗi outlook đầy dung lượng ổ C

Archive mail là tính năng tiện ích của Outlook giúp ích rất nhiều cho người dùng, tuy nhiên nhiều lúc bạn sẽ gặp tình trạng Outlook báo đầy bộ nhớ gây khó chịu khi sử dụng. Bài viết dưới đây mình sẽ hướng dẫn cách Archive mail, khắc phục lỗi Outlook báo đầy bộ nhớ, hãy cùng theo dõi nhé.

Cách Archive mail, khắc phục Outlook báo đầy bộ nhớ đơn giản, chi tiết

Bài viết được thực hiện trên Microsoft Outlook 2013, laptop Acer Aspire, hệ điều hành Windows 10. Bạn có thể thực hiện thao tác tương tự trên các máy tính chạy hệ điều hành Windows, macOS và trên các phiên bản khác của Microsoft Outlook.

I. Archive mail là gì?

Archive là một tính năng cho phép bạn lưu các thư gửi đến, gửi đi trong một khoảng thời gian xác định. Hệ thống sẽ lưu trữ các thư trong thư mục của tài khoản ...archive@domain.ltd. Hằng ngày sẽ có một thư mục mới được tạo ra với định dạng archivetype.YYYY-MM-DD có chứa tất cả các thư lưu trữ được chỉ định.

II. Archive mail thủ công

Chọn mail bạn muốn lưu trữ và nhấn kéo bỏ vào mục Archives.

Chọn mail bạn muốn lưu trữ và nhấn kéo bỏ vào mục Archives

III. Archive mail cho từng folder

1. Hướng dẫn nhanh

Nhấn chuột phải vào thư mục > Chọn Properties… > Ở tab AutoArchive mục Archive item in this folder using the default settings chọn Default Archive Settings… > Tùy chỉnh cài đặt các thông số > Nhấn OK > Chọn Apply.

2. Hướng dẫn chi tiết

Bước 1: Nhấn chuột phải vào thư mục bạn muốn lưu trữ vào chọn Properties…

Nhấn chuột phải vào thư mục bạn muốn lưu trữ vào chọn Properties…

Bước 2: Ở tab AutoArchive mục Archive item in this folder using the default settings bạn chọn Default Archive Settings…

Chọn Default Archive Settings…

Bước 3: Bạn tùy chỉnh cài đặt các thông số tiêu biểu như:

• • • Run AutoArchive Every: Số ngày chương trình AutoArchive sẽ chạy một lần.
    • Show Archive folder in folder list: Hiển thị folder Archive bên ngoài khung Outlook chính.
    • Clean out item older than: Mail bao nhiêu ngày sẽ được đưa vào mục archive.
    • Move old item to: Đường dẫn đến thư mục chứa mail archive.

Sau khi tùy chỉnh xong bạn nhấn OK để lưu.

Sau khi tùy chỉnh xong bạn nhấn OK để lưu

Bước 4: Chọn Apply để lưu thay đổi.

Chọn Apply để lưu thay đổi

IV. Archive toàn bộ mail trong Outlook

1. Hướng dẫn nhanh

Chọn File > Chọn Info > Ở mục Cleanup Tools chọn Archive > Nhấp vào tùy chọn Archive this folder and all subfolders > Chọn thư mục bạn muốn lưu trữ > Nhập ngày mốc lưu trữ > Tích vào ô Include items with “Do not AutoArchive” checked > Nhấn OK.

2. Hướng dẫn chi tiết

Bước 1: Chọn File.

Chọn File

Bước 2: Chọn Info, ở mục Cleanup Tools chọn Archive.

Chọn Info, ở mục Cleanup Tools chọn Archive

Bước 3: Nhấp vào tùy chọn Archive this folder and all subfolders và chọn thư mục bạn muốn lưu trữ. 

Nhấp vào tùy chọn Archive this folder and all subfolders và chọn thư mục bạn muốn lưu trữ

Bước 4: Trong mục Archive items older than hãy nhập ngày mốc lưu trữ.

Trong mục Archive items older than hãy nhập ngày mốc lưu trữ

Bước 5: Tích vào ô Include items with “Do not AutoArchive” checked để lưu trữ các mục riêng lẻ bị loại trừ khỏi tính năng lưu trữ tự động. Tùy chọn này không xóa loại trừ đó khỏi các mục này mà chỉ bỏ qua cài đặt không tự động lưu trữ chỉ cho bản lưu trữ này.

Tích vào ô Include items with “Do not AutoArchive” checked

Bước 6: Nhấn OK để lưu.

Nhấn OK để lưu

V. Cách mở file archive trong Outlook

1. Hướng dẫn nhanh

Chọn File > Chọn Open & Export > Chọn Open Outlook Data File > Chọn file Archive > Chọn Open.

2. Hướng dẫn chi tiết

Bước 1: Chọn File.

Chọn File

Bước 2: Chọn Open & Export và chọn Open Outlook Data File.

Chọn Open & Export và chọn Open Outlook Data File

Bước 3: Chọn file Archive và chọn Open.

Chọn file Archive và chọn Open

Trên đây là bài viết hướng dẫn cách Archive mail, khắc phục Outlook báo đầy bộ nhớ đơn giản, chi tiết. Hy vọng bài viết sẽ giúp bạn trong việc sử dụng phần mềm này tiện lợi, hiệu quả hơn. Chúc các bạn thành công!

Tầm quan trọng của email công ty trong việc giao dịch khách hàng.

- Email mang thương hiệu tên miền ( tên website công ty) có sức phát triển thương hiệu cực kỳ tốt qua mỗi lần gửi email cho đối tác.

- Email công ty giúp ban lãnh đạo công ty quản lý được hoạt động doanh nghiệp qua từng email.

- Việc nhân viên sử dụng email công ty đảm bảo rằng doanh nghiệp đó là tổ chức hoạt động có chuyên môn phân cấp rõ ràng. ( Không cho nhân viên dùng email cá nhân để liên hệ khách hàng và làm việc với mục đích không mang tính doanh nghiệp)

- Sử dụng email công ty giúp ban lãnh đạo doanh nghiệp nắm giữ được khách hàng. ( Tránh việc nhân viên nghỉ thì thao túng toàn bộ giao dịch khách hàng của công ty, đó là sản phẩm của doanh nghiệp, doanh nghiệp trả lương cho nhân viên, khi nhân viên nghỉ lấy hết khách hàng đi=>> doanh nghiệp không nắm giữ được gì? vậy nên dùng email công ty để nhân viên có nghỉ thì bạn vẫn làm chủ và chăm sóc các giao dịch khách hàng như bình thường.)

- Email công ty có rất nhiều tính năng hữu dụng trong công việc: Giúp bạn chuyên nghiệp và khẳng định thương hiệu, doanh nghiệp nước ngoài hay các doanh nghiệp Việt Nam gần đây luôn ý thức được một email gửi tới cho họ có mang thương hiệu email công ty ( @tenmien.vn, ) hay không? Họ mới hợp tác với bạn. Cá  nhân dùng email @gmail.com hay @viettel.vn, @yahoo.com, @fpt.vn ... khách hàng phải xem cá thể đó là ai? họ ở đâu? làm việc chắc chắn không? n câu hỏi đặt ra và =>> không hợp tác. Vậy khi có email công ty thì sao? khách hàng vào ngay đuôi email @tenmien.vn vào ngay tên website của bạn để biết bạn ở đâu? công ty bạn đang làm gì? và mọi thứ đều trả lời khách hàng cụ thể và rất rõ ràng =>> ký hợp đồng.

Chúng tôi chỉ mô tả chức năng và một số đặc tính quan trọng của email công ty. để biết thêm các bạn có thể vào xem tại đây

HT. Biên tập

Cấu hình gửi nhận mail trên Iphone, IPad

Bạn chọn Mail, Contacts, Calendars

Bạn chọn Account Mail

Bạn chọn tiếp Other nếu Bạn sự dụng Mail khác ngoài Menu trên, Mail Công Ty chẳng hạn.

Bạn chọn Add Account Mail

Bạn chọn POP or IMAP và điền đầu đủ Thông Tin Account Mail

Sau đó bạn chọn SAVE

1, Catch-all là tính năng dùng để nhận toàn bộ thư gửi đến domain của bạn mà địa chỉ người nhận không chính xác hoặc không tồn tại. Ví dụ: Bạn có một domain là domain.com và  email là myname@domain.com nhưng người gửi mail lại đánh nhầm địa chỉ là miname@domain.com.

2. Mục đích:

Mua email ở đâu? là câu hỏi mà các cá nhân hay tổ chức thường tìm kiếm trên google.

Chúng tôi xin trả lời chi tiết các vấn đề như sau?

Định nghĩa email: Email là địa chỉ định danh xác nhận một tài khoản email người dùng.

Có các loại email như sau:

1. Email miễn phí: Email miễn phí là email mà các đơn vị cung cấp theo địa chỉ tên miền riêng của họ. Họ cung cấp miễn phí cho người dùng sử dụng. Ví dụ: email@gmail.com, email@yahoo.com, email@hotmail.com, email@outlook.com, email@live.com ... hay ở Việt Nam có các email miễn phí như: email@fpt.vn, email@hn.vnn.vn, email@viettel.vn ... Vậy các email miễn phí này đều mang thương hiệu của tên miền bên cung cấp miễn phí cho bạn . Mục đích để bạn phát triển đuôi tên miền của họ. Mỗi lần bạn gửi thư đi thư đến cho đối tác của bạn đều gửi đi thông điệp tên miền của bên cung cấp miễn phí email, không phải tên miền của bạn hay công ty bạn.

2. Email mất phí. Email mất phí phần lớn là email dùng riêng (mang tên miền riêng của cá nhân hay công ty) ví dụ: email@3ts.vn, email@nhanhoa.vn ... email này còn gọi là email tên miền. Các email tên miền thông thường được các đơn vị cung cấp dưới dạng email server (là email được cài đặt riêng trên một server windows và được sử dụng các phần mềm chuyên dụng quản lý email) vì vậy sử dụng email server rất ổn định không bị spam, quản lý email tốt và có thể cài đặt các chương trình sử dụng email đa dạng như: Outlook, Email trên điện thoại, Ipad...

===> Vậy mua email ở đâu? là câu hỏi được chúng tôi trả lời sau khi bạn đọc qua nội dung trên. Bạn sẽ mua email server. Link tham khảo đây bạn nhé https://3ts.vn/email/email-server-cong-ty.html

• Chỉ có Công ty Quảng cáo mới được phép gởi thư Quảng cáo.
• Thư Quảng cáo phải có Subject bắt đầu từ [QC], [AD]…, tiêu đề thư phải phù hợp với nội dung (tức là không được để tiêu đề gây sự chú ý trong khi nội dung chỉ là quảng cáo).
• Thư Quảng cáo phải có đường link cho phép người đọc thư tự gỡ ra khỏi danh sách, đường link này phải hoạt động và và việc gỡ khỏi danh sách phải được thực hiện ngay. Bạn không được gởi lần tiếp theo cho những địa chỉ đã từ chối nhận cho dù là nội dung khác.

Ngoài ra, 3TS.VN chỉ chấp nhận việc gởi các dạng thư quảng cáo, chào hàng, marketing đến danh sách địa chỉ mà bạn thu thập ngay trên website của bạn hay do người dùng đăng ký thông qua các hoạt động marketing của bạn.

Email Hosting (Mail Plus) và Email Server Riêng khác biệt ra sao?

Email Server Riêng thừa hưởng mọi tính năng của Email Hosting (Mail Plus), Server của bạn sẽ chạy trên môi trường Cloud, tài nguyên được đảm bảo cho mọi giao dịch về Email mà bạn không cần quan tâm hay thắc mắc về cấu hình máy chủ là gì.

Với Email Server Riêng, bạn có thể dùng thêm 5 tên miền phụ với danh sách người dùng riêng cho mỗi tên miền. Chúng tôi có thể cài đặt cho bạn những chính sách riêng về bảo mật, sao lưu, các bộ lọc hay định tuyến email... những việc này đối với Email Hosting dùng chung là không thể được.

Email server là dịch vụ chuyên dụng, chúng tôi thiết kế riêng cụm máy chủ chỉ dùng cho Email nên việc sử dụng chắc chắn sẽ có nhiều khác biệt. Bạn có thể quan tâm những vấn đề sau:

• Có máy chủ dự phòng trong trường hợp có sự cố
• Email đính kèm tập tin lớn gởi nhanh hơn rất nhiều, dung lượng hộp thư lớn hơn
• Nhiều tính năng, thông số để người quản trị kiểm soát người dùng và thư từ

Email kèm theo Web Hosting được cung cấp không có sự ràng buộc về chất lượng ( Email hosting để chứa website). Trên thực tế, có khá nhiều khách hàng lợi dung Email này để gởi thư rác, quảng cáo... điều này sẽ ảnh hưởng đến những người dùng khác trên cùng Server, có thể là bạn?

Vì sao tôi sang các nước Châu Âu thì mail không gửi được?

Cấu hình sử dụng dịch vụ Email khi bạn đang ở nước ngoài

Dùng email công ty có các lợi ích lớn sau:

1. Phát triển thương hiệu riêng của công ty qua mỗi lần gửi email tới khách hàng. Ví dụ: email info@3ts.vn chúng tôi phát triển được thương hiệu riêng của tên website 3ts.vn

2. Dùng email công ty chuyên nghiệp hơn email cá nhân ( nâng tầm doanh nghiệp)

3. Hạn chế nhân viên phát triển email riêng không mang thương hiệu công ty ( Cái này gọi là dùng email cá nhân đá ngoài)

4. Không phát triển email riêng cho thương hiệu nào ( vd: gmail (trẻ con cũng có email này) fpt.vn, hn.vnn.vn, viettel.vn ( Mất tiền oan đi phát triển thương hiệu cho họ khi gửi email)

5. Quản lý được email nhân viên ( Giảm yếu tố nhân viên làm sai định hướng của doanh nghiệp)

Hướng dẫn quản trị và sử dụng mail Mdaemon cơ bản

 I. Hướng dẫn quản trị hệ thống mail:

Quý khách hàng nhớ vào bằng trình duyệt internet explorer

 

1. Đăng nhập vào đường link quản trị mail dạng như sau: ( chỉ áp dụng cho quản trị viên)

http://mail.tenmien.com:1000

2. Tạo email:

Từ menu bên trái, chọn Accounts → New như hình bên dưới.

 

1 cửa sổ mới mở ra, nhập đầy đủ các thông tin sau đó nhấn Save như hình bên dưới.

 

3. Cấu hình chuyển tiếp mail (forwarding):

 

Từ menu Accounts nhấn chọn email muốn sửa sau đó nhấn nút Edit.

Tích vào dòng: This account is currently forwading mail

Nhập email muốn chuyển tiếp đến sau đó nhấn Save.

 

 

4. Cấu hình tự động trả lời (Autoresponder):

 

Từ cửa sổ chỉnh sửa email, chọn menu Autoresponder, tích chọn Enable an autoresponder for this account. Sau đó nhập nội dung muốn tự động trả lời vào khung Autoresponder text và nhấn Save.

 

5. Đổi password 1 email:

 

Từ cửa sổ chỉnh sửa email, Nhập password mới và nhấn Save như hình bên dưới.

 

6. Tạo nhóm email:

Dùng trong trường hợp có các phòng ban. Chỉ cần gửi email vào mail của nhóm thì tự động các email trong nhóm sẽ nhận được mail.

Từ menu bên trái, chọn Mailing Lists → New

 

Nhập tên nhóm muốn tạo sau đó nhấn Save như hình bên dưới.

 

Add các email nhân viên vào nhóm: Từ cửa sổ Mailing Lists nhấn chọn vào nhóm sau đó nhấn Edit. Kích chọn menu Members → New, nhập tên email muốn add vào nhóm và nhấn Save

 

 

7. Thêm 1 email vào nhóm quản trị hệ thống mail:

Từ menu bên trái, chọn Domains → chọn tên miền → Edit

1 cửa sổ mới hiện ra chọn menu Admins → nhập user muốn set quyền admin → Nhấn Add → Save

 

 

II. Hướng dẫn sử dụng webmail cơ bản:

1. Truy cập vào webmail qua link có dạng như sau:

http://mail.tenmien.com:3000

 

Nhập thông tin email và nhấn Sign In

2. Soạn và gửi mail:

Từ giao diện chính của webmail. Nhấn nút New

 

1 cửa sổ mới hiện ra. Giao diện giống hình bên dưới:

Để đính kèm file, bạn nhấn chọn vào nút có hình chiếc kẹp ghim.

 

Chọn file cần đính kèm, đợi file upload xong, nhấn chọn nút Attach to Message sau đó nhấn Finished để hoàn tất.

 

Soạn mail xong thì nhấn Send Now, nếu không muốn gửi ngay thì nhấn Send Later, thư sẽ được lưu trong hòm thư Drafts

 

 

3. Đổi mật khẩu email:

Từ menu chính bên trái, chọn Options → Nhập password mới → Save

 

 

4. Tạo chữ ký cho email:

Từ menu chính bên trái chọn Options → Compose → Nhập nội dung chữ ký vào khung Signature sau đó nhấn Save như hình bên dưới:

 

 

5. Trả lời tự động:

Từ menu chính bên trái chọn Options → Autoresponder → Tích chọn Enable Autoresponder

Nhập nội dung vào khung Auto-reply with the following message và nhấn Save

 

6. Cấu hình chuyển tiếp ( forwarding ):

Từ menu Options → Personalize → tích vào dòng Enable Forwarding

Mặc định hệ thống đã tích sẵn mục Retain Copy có nghĩa là sau khi forward mail, hệ thống sẽ vẫn giữ lại 1 bản. Nếu bỏ tích chọn mục này hệ thống sẽ xóa ngay mail đi sau khi forward.

Nhập địa chỉ email bạn muốn forward thư đến vào khung Address you'd like to forward messages to: sau đó nhấn Save.

 

 LƯU Ý: QUÝ KHÁCH NÊN SỬ DỤNG TRÌNH DUYỆT INTERNET EXPLORER ĐỂ HIỂN THỊ ĐẦY ĐỦ CÁC CHỨC NĂNG QUẢN TRỊ EMAIL MDEAMON

Email Hosting là dịch vụ chuyên dụng, chúng tôi thiết kế riêng cụm máy chủ chỉ dùng cho Email nên việc sử dụng chắc chắn sẽ có nhiều khác biệt. Bạn có thể quan tâm những vấn đề sau:

• Có máy chủ dự phòng trong trường hợp có sự cố
• Email đính kèm tập tin lớn gởi nhanh hơn rất nhiều, dung lượng hộp thư lớn hơn
• Nhiều tính năng, thông số để người quản trị kiểm soát người dùng và thư từ

Email kèm theo Web Hosting được cung cấp không có sự ràng buộc về chất lượng. Trên thực tế, có khá nhiều khách hàng lợi dung Email này để gởi thư rác, quảng cáo... điều này sẽ ảnh hưởng đến những người dùng khác trên cùng Server, có thể là bạn?

Email Server Riêng thừa hưởng mọi tính năng của Email Hosting (Mail Plus), Server của bạn sẽ chạy trên môi trường Cloud, tài nguyên được đảm bảo cho mọi giao dịch về Email mà bạn không cần quan tâm hay thắc mắc về cấu hình máy chủ là gì.

Với Email Server Riêng, bạn có thể dùng thêm 5 tên miền phụ với danh sách người dùng riêng cho mỗi tên miền. Chúng tôi có thể cài đặt cho bạn những chính sách riêng về bảo mật, sao lưu, các bộ lọc hay định tuyến email... những việc này đối với Email Hosting dùng chung là không thể được.

• Chỉ có Công ty Quảng cáo mới được phép gởi thư Quảng cáo.
• Thư Quảng cáo phải có Subject bắt đầu từ [QC], [AD]…, tiêu đề thư phải phù hợp với nội dung (tức là không được để tiêu đề gây sự chú ý trong khi nội dung chỉ là quảng cáo).
• Thư Quảng cáo phải có đường link cho phép người đọc thư tự gỡ ra khỏi danh sách, đường link này phải hoạt động và và việc gỡ khỏi danh sách phải được thực hiện ngay. Bạn không được gởi lần tiếp theo cho những địa chỉ đã từ chối nhận cho dù là nội dung khác.

Ngoài ra, 3ts chỉ chấp nhận việc gởi các dạng thư quảng cáo, chào hàng, marketing đến danh sách địa chỉ mà bạn thu thập ngay trên website của bạn hay do người dùng đăng ký thông qua các hoạt động marketing của bạn.